Любые движения денежных средств в компании должны оформляться должным образом.
Если сотруднику выделяются целевые деньги, которые он должен был потратить на достижения конкретных задач, данный факт нужно подтвердить документально. В противном случае будет начислен НДФЛ, а также взносы в фонды.
Эксперт рекомендует обратить особое внимание на внутренний документооборот. Особенно в части того, что касается движения и распределения денег. Бухгалтерские и юридические ошибки могут привести к начислению дополнительных налогов, взносов и даже штрафов.
Если подотчетные деньги были переданы сотрудникам фирмы, они должны достигнуть своих целей. В противном случае – возвращены на счет компании. Если же после выплаты сотруднику никаких действий не произведено, ФНС истребует объяснений.
Подотчетные средства, что выдаются работникам фирмы, не могут считаться их собственностью. Это до сих пор деньги организации. Поэтому и приобретаемое за их счет имущество должно быть поставлено на баланс компании.
На практике ситуация встречается часто. Особенно это касается небольших компаний. Сотрудники получают деньги на рабочие нужды, например, покупку ГСМ или расходных материалов. Этот факт никак не оформляется. Руководство не считает нужным составлять акты, выносить приказы или иным способом фиксировать факт выдачи целевого капитала.
Это неправильный подход, который в итоге может привести к применению в отношении фирмы санкций. Помимо доначисленного налога, к фирме применяются штрафы.
Чаще всего действия, направленные на сокрытия дохода с целью неуплаты налогов, в подобных случаях совершаются умышленно. Но не исключено и совершение бухгалтерской ошибки. В таком случае санкции будут менее серьезными (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы против 40%).
Налоговая также сравнит перечисленную сумму с доходом гражданина. Если он соразмерен, то это дополнительно косвенно укажет на действия по уходу от налогов.
Например, если сотрудник получил деньги на покупку оргтехники, по итогу он должен предоставить документы, подтверждающие приобретение собственности. Имущество, купленное им, нужно поставить на баланс компании. В таком случае фирма получает право уменьшить налогооблагаемую базу и исключает возможность привлечения к ответственности.
При несогласии с таким актом, его можно обжаловать двумя способами:
В любом случае, каким бы способом не рассматривалась жалоба, свою позицию нужно обосновать. Для этого следует подготовить доказательства.
В данном случае это может быть:
К жалобе, отправленной в суд, нужно приложить акт от регионального отдела ФНС. Миновать первый этап можно лишь в том случае, когда налоговики не принимают решения в положенный срок.
Эксперты рекомендуют регулярно отслеживать документооборот. Необходим контроль и проверки с целью исключения нарушений.
Если сотруднику выделяются целевые деньги, которые он должен был потратить на достижения конкретных задач, данный факт нужно подтвердить документально. В противном случае будет начислен НДФЛ, а также взносы в фонды.
Эксперт рекомендует обратить особое внимание на внутренний документооборот. Особенно в части того, что касается движения и распределения денег. Бухгалтерские и юридические ошибки могут привести к начислению дополнительных налогов, взносов и даже штрафов.
Как ФНС обнаруживает нарушения
Как правило, налоговики обнаруживают подобные нарушения в процессе реализации выездных проверок. Даже если изначально претензии заключались совершенно в другом, на распределение средств будет обращено особое внимание.Если подотчетные деньги были переданы сотрудникам фирмы, они должны достигнуть своих целей. В противном случае – возвращены на счет компании. Если же после выплаты сотруднику никаких действий не произведено, ФНС истребует объяснений.
Подотчетные средства, что выдаются работникам фирмы, не могут считаться их собственностью. Это до сих пор деньги организации. Поэтому и приобретаемое за их счет имущество должно быть поставлено на баланс компании.
На практике ситуация встречается часто. Особенно это касается небольших компаний. Сотрудники получают деньги на рабочие нужды, например, покупку ГСМ или расходных материалов. Этот факт никак не оформляется. Руководство не считает нужным составлять акты, выносить приказы или иным способом фиксировать факт выдачи целевого капитала.
Это неправильный подход, который в итоге может привести к применению в отношении фирмы санкций. Помимо доначисленного налога, к фирме применяются штрафы.
Позиция ФНС
Налоговики расценивают такие действия как основания для привлечения компании и руководства к ответственности по статьям 123 и 124 НК РФ (неуплата налогов). В таком случае ФНС также производит доначисление неуплаченных налогов и сборов.Чаще всего действия, направленные на сокрытия дохода с целью неуплаты налогов, в подобных случаях совершаются умышленно. Но не исключено и совершение бухгалтерской ошибки. В таком случае санкции будут менее серьезными (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы против 40%).
Налоговая также сравнит перечисленную сумму с доходом гражданина. Если он соразмерен, то это дополнительно косвенно укажет на действия по уходу от налогов.
Что делать в такой ситуации
Руководство компании должно держать на контроле все финансовые операции. Не должно быть ситуаций, когда деньги перечисляются на достижение каких-то корпоративных нужд, но не достигают цели. Кроме того, реализация любой задачи должна быть подтверждена документально.Например, если сотрудник получил деньги на покупку оргтехники, по итогу он должен предоставить документы, подтверждающие приобретение собственности. Имущество, купленное им, нужно поставить на баланс компании. В таком случае фирма получает право уменьшить налогооблагаемую базу и исключает возможность привлечения к ответственности.
Как оспорить привлечение к ответственности
По результату проверки ФНС вправе вынести постановление и привлечь компанию к ответственности.При несогласии с таким актом, его можно обжаловать двумя способами:
- Жалоба в вышестоящий орган, то есть в региональное отделение налоговой службы.
- Жалоба в суд.
В любом случае, каким бы способом не рассматривалась жалоба, свою позицию нужно обосновать. Для этого следует подготовить доказательства.
В данном случае это может быть:
- Квитанции, чеки и иные платежные документы, подтверждающие расходование денег фирмы.
- Иные платежные документы, а также договоры, указывающие на расходование средств по назначению.
- Письменные разъяснения сотрудников и контрагентов, указывающие на распределение средств должным образом.
К жалобе, отправленной в суд, нужно приложить акт от регионального отдела ФНС. Миновать первый этап можно лишь в том случае, когда налоговики не принимают решения в положенный срок.
Эксперты рекомендуют регулярно отслеживать документооборот. Необходим контроль и проверки с целью исключения нарушений.
