Снижение дебиторской задолженности. Чек-лист с шаблонами

[Собака]

Дебиторская задолженность — больная тема для бизнеса даже в устойчивой экономической ситуации. Во время нестабильности долговые обязательства и вовсе постоянно грозят обернуться катастрофой. Мы узнали у бизнес-консультанта и эксперта по постановке и внедрению управленческого учёта, как снизить дебиторскую задолженность покупателей.

Автор: Ирина Кокшарова.

Что такое дебиторская задолженность​

Дебиторская задолженность — это деньги, которые бизнес должен получить от других компаний и физлиц. Проблема с дебиторкой актуальна практически для любого бизнеса и особенно для организаций, работающих с отсроченными платежами и на условиях постоплаты.

Проблем с дебиторской задолженностью нет только у компаний, занимающихся розничной торговлей. У них нет перерыва между продажей и поступлением денег — процессы совпадают по времени.

В любых других случаях продажи можно разделить на три стадии:

• заключение сделки;
• реализация товара или услуги;
• получение оплаты.

Какой может быть оплата​

Оплата может происходить в несколько этапов: частичная предоплата, оплата по графику, постоплата. При наличии постоплаты или оплаты по графику процессом нужно внимательно управлять. Если не вести учёт и не контролировать дебиторскую задолженность, неизбежно появятся просрочки платежей, дебиторская задолженность будет накапливаться, а также появится риск кассовых разрывов.

Как разобраться с дебиторской задолженностью​

Для решения проблемы необходимо установить чёткие правила и регламенты работы с дебиторской задолженностью. Чтобы дебиторка стала меньше, достаточно следовать чек-листу из 7 этапов.

• Формирование реестра дебиторской задолженности (ДЗ).
• Классификация задолженности по срокам, классификация просроченной и проблемной ДЗ.
• Установка ответственности за сбор и работу с ДЗ.
• Разработка порядка и регламента работы ДЗ для каждой группы ответственных.
• Создание критериев для отнесения ДЗ к безнадежной и подготовка правил и порядка для списания такой задолженности.
• Разработка шаблонов звонков, писем, претензий для отправки клиентам.
• Разработка показателей KPI для сбора ДЗ.

Рассмотрим каждый шаг отдельно.

1. Сформировать реестр ДЗ​

Очевидный пункт, однако не все компании проводят эту работу. Бизнесу необходимо собрать всю информацию по дебиторской задолженности в единую таблицу.

Необходимые данные и группировки в строках:

• по менеджерам;
• по клиентам — с телефонами и адресами электронной почты;
• по договорам;

Необходимые данные в столбцах:

• плановый срок погашения;
• сумма задолженности.

Пример реестра дебиторской задолженности:

Такой реестр можно выводить автоматически из учётной системы с установленной периодичностью — например, получать данные из 1С раз в месяц или неделю.

2. Классифицировать дебиторскую задолженность​

Дебиторку нужно разделить на 5 групп.

• Будущая ДЗ — срок оплаты по ней наступит в будущих периодах.
• Текущая ДЗ — срок оплаты наступает в текущем периоде.
• Просроченная ДЗ — срок оплаты вышел в прошлых периодах, однако деньги не поступили или пришли не полностью.
• Проблемная ДЗ — задолженность, по которой сложно взыскать деньги.
• Безнадёжная ДЗ — задолженность, по которой истёк установленный срок давности или которую признали безнадёжной из-за невозможности её потребовать.

Просроченную задолженность нужно классифицировать отдельно, установив для каждой категории своё действие.

Разделить на две группы нужно и проблемную ДЗ.

3. Установить ответственных за сбор и работу с задолженностью​

За каждую строку дебиторской задолженности должны отвечать конкретные сотрудники.

• За текущую дебиторку — ответственные менеджеры отдела продаж, каждый по своей группе.
• За общую сумму дебиторки — руководитель отдела продаж или коммерческий директор.
• За проблемную к взысканию — специалист юридического отдела.
• За задолженность к списанию — бухгалтер.

4. Разработать порядок и регламент работы с ДЗ для ответственных​

Для каждого ответственного необходимо определить порядок, что нужно делать и в какие сроки. Например, порядок действий по сбору текущей дебиторской задолженности может выглядеть следующим образом.

5. Установить критерии для отнесения ДЗ к безнадёжной и установить порядок её списания​

Чтобы дебиторка была признана безнадёжной, необходимо описать критерии для принятия такого решения. Это ответственная часть, поскольку списанная дебиторская задолженность — прямые убытки компании. Такие ситуации должны быть исключительными в компании.

Списание безнадёжной дебиторской задолженности может выглядеть так.

6. Разработать шаблоны звонков, писем, претензий для отправки клиентам​

При сборе оплаты с клиентов менеджер не должен думать, что сказать или какое письмо написать. Все скрипты звонков и шаблоны писем желательно нужно разработать и по возможности автоматизировать. Тогда работу по сбору денег нужно будет только контролировать.

7. Разработать показатели KPI для сбора задолженности​

Завершает регламент сбора дебиторки система мотивации (KPI). У ответственных сотрудников должен быть показатель в переменной части зарплаты или установленный процент от сбора дебиторской задолженности. Это можно указать так.

И это всё?​

Все самые эффективные вещи выглядят достаточно скучно. Здесь нет волшебных инструментов, но есть регламенты и порядок, обязательные для всех ответственных сотрудников. Такой порядок гарантированно приведет к быстрому снижению сумм дебиторской задолженности и сделает процесс полностью управляемым.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация