- Специальный корреспондент
Самозанятым можно поручить практически любую задачу: это выгодно и безопасно. Главное, подобрать достойного исполнителя и правильно все оформить. Допустим, вы решили поручить самозанятому ремонт офиса, магазина или цеха — отлично. Рассказываем, какие документы на каком этапе защитят от претензий.
[H2] Подтверждение самозанятости[/H2]
Справку о самозанятости необходимо получить в начале сотрудничества. А далее, каждый раз перед тем, как произвести выплату, нужно проверять статус исполнителя. Если самозанятый не хочет выдавать справку — скорее всего, он утратил статус или просто неаккуратно относится к документальному оформлению своей работы. И то, и другое — потенциальный источник проблем для заказчика.
Ведь если выяснится, что вы работали с обычным частным лицом, а не плательщиком НПД, то вам придется доплатить НДФЛ, страховые взносы, и, скорее всего, штрафы.
Справка должна содержать, помимо паспортных данных, адреса самозанятого и ИНН еще и дату постановки на учет в качестве плательщика НПД. Подделка не исключена, поэтому для подстраховки желательно пробивать исполнителя по ИНН .
[H2] Правильный договор[/H2]
Подойдет договор подряда или оказания услуг. Главное, чтобы не было и намека на то, что этот договор маскирует трудовые отношения.
Описываем в тексте конкретный результат оказания услуг по ремонту, сроки выполнения, ответственность сторон. Стоит включить пункт об ответственности за неуведомление об утрате права на НПД, за просрочку предоставления (или непредоставление) чеков.
Смету и технические требования лучше вынести в приложение к договору. Чем подробнее вы распишете все нюансы, тем меньше разногласий возникнет у вас с исполнителем и, в дальнейшем, при подтверждении расходов перед налоговой службой.
[H2] Нужен ли акт?[/H2]
Этот вопрос задают довольно часто. Отвечаем: формально — нет.
Однако акт приема-передачи выполненных работ позволяет указать точные сроки выполненных работ, отсутствие взаимных претензий, другую важную информацию (например перечень фактически использованных материалов). Такой акт ляжет в основу подтверждения расходов, это основное доказательство выполнения работ в целом и поэтапно.
[H2] Счет на оплату[/H2]
Еще один формально необязательный, но очень нужный документ. Счет на оплату формируется в личном кабинете на сайте ФНС России или в приложении «Мой налог» и высылается после выполнения определенного объема работ или по итогам выполнения всего оговоренного ремонта. Самозанятый отправляет счет, а платежку формирует заказчик.
В счете должна быть информация об исполнителе, оказанных услугах и стоимости, а также данные о заказчике. Составляя платежку, избегайте «трудовых» слов («премия», «зарплата» и т. п.).
[H2] Чек[/H2]
А вот чек — с указанием суммы, наименования услуги, даты, ФИО и ИНН исполнителя, а также данных заказчика — нужен всегда. Заказчик переводит деньги — самозанятый выдает чек. Отсутствие вышеописанных документов — акта, счета на оплату, даже договора — не фатально, но отсутствие чека автоматически лишает заказчика права учесть данные расходы.
Если самозанятый игнорирует требования об отправке чека, если, получив деньги, аннулирует чек и не возвращает полученное — не стесняйтесь жаловаться в ФНС.
[H2] Другие документы[/H2]
Один из самых спорных вопросов при работе с самозанятым-ремонтником — это материалы. Кто будет их закупать, как подтверждать их передачу, как компенсировать расходы и т. д. Отвечаем по порядку.
Подход к этому вопросу со стороны налоговиков однозначный — расходы исполнителя включаются в цену услуги. Это проистекает из п. 2 статьи 709 ГК. Поэтому цена материалов по умолчанию входит в стоимость услуги подрядчика. Если же принято решение все же компенсировать их отдельно, то сумма компенсации также облагается налогом.
То есть даже если вы компенсируете издержки, самозанятому нужно включить эту сумму в доходы и выставить чек. В противном случае заказчик не сможет включить стоимость материалов в расходы.
[H2] Подтверждение самозанятости[/H2]
Справку о самозанятости необходимо получить в начале сотрудничества. А далее, каждый раз перед тем, как произвести выплату, нужно проверять статус исполнителя. Если самозанятый не хочет выдавать справку — скорее всего, он утратил статус или просто неаккуратно относится к документальному оформлению своей работы. И то, и другое — потенциальный источник проблем для заказчика.
Ведь если выяснится, что вы работали с обычным частным лицом, а не плательщиком НПД, то вам придется доплатить НДФЛ, страховые взносы, и, скорее всего, штрафы.
Справка должна содержать, помимо паспортных данных, адреса самозанятого и ИНН еще и дату постановки на учет в качестве плательщика НПД. Подделка не исключена, поэтому для подстраховки желательно пробивать исполнителя по ИНН .
[H2] Правильный договор[/H2]
Подойдет договор подряда или оказания услуг. Главное, чтобы не было и намека на то, что этот договор маскирует трудовые отношения.
Описываем в тексте конкретный результат оказания услуг по ремонту, сроки выполнения, ответственность сторон. Стоит включить пункт об ответственности за неуведомление об утрате права на НПД, за просрочку предоставления (или непредоставление) чеков.
Смету и технические требования лучше вынести в приложение к договору. Чем подробнее вы распишете все нюансы, тем меньше разногласий возникнет у вас с исполнителем и, в дальнейшем, при подтверждении расходов перед налоговой службой.
[H2] Нужен ли акт?[/H2]
Этот вопрос задают довольно часто. Отвечаем: формально — нет.
Однако акт приема-передачи выполненных работ позволяет указать точные сроки выполненных работ, отсутствие взаимных претензий, другую важную информацию (например перечень фактически использованных материалов). Такой акт ляжет в основу подтверждения расходов, это основное доказательство выполнения работ в целом и поэтапно.
[H2] Счет на оплату[/H2]
Еще один формально необязательный, но очень нужный документ. Счет на оплату формируется в личном кабинете на сайте ФНС России или в приложении «Мой налог» и высылается после выполнения определенного объема работ или по итогам выполнения всего оговоренного ремонта. Самозанятый отправляет счет, а платежку формирует заказчик.
В счете должна быть информация об исполнителе, оказанных услугах и стоимости, а также данные о заказчике. Составляя платежку, избегайте «трудовых» слов («премия», «зарплата» и т. п.).
[H2] Чек[/H2]
А вот чек — с указанием суммы, наименования услуги, даты, ФИО и ИНН исполнителя, а также данных заказчика — нужен всегда. Заказчик переводит деньги — самозанятый выдает чек. Отсутствие вышеописанных документов — акта, счета на оплату, даже договора — не фатально, но отсутствие чека автоматически лишает заказчика права учесть данные расходы.
Если самозанятый игнорирует требования об отправке чека, если, получив деньги, аннулирует чек и не возвращает полученное — не стесняйтесь жаловаться в ФНС.
[H2] Другие документы[/H2]
Один из самых спорных вопросов при работе с самозанятым-ремонтником — это материалы. Кто будет их закупать, как подтверждать их передачу, как компенсировать расходы и т. д. Отвечаем по порядку.
- Материалы может предоставлять заказчик. В этом случае стоит указать в договоре, что передаются они, например, по акту или накладной на отпуск материалов на сторону (есть даже унифицированная форма М-15, но можно разработать свою).
- Если исполнитель использует свои материалы, также укажите это в договоре. Можно прописать, какие конкретно марки и цвета имеются в виду. Так ваш офис не станет нежно-розовым вместо темно-синего.
- Можно ли компенсировать расходы самозанятому на покупку материалов? Конечно, не каждый заказчик готов ездить по строительным магазинам и закупать краску, доски и кафельную плитку. Можно поручить эту задачу исполнителю, предварительно обсудив проект будущего ремонта и его бюджет. Но вопрос в том, как возместить в дальнейшем такие расходы.
- Самозанятый включает расходы на материалы в стоимость услуг по ремонту. Тогда отдельно они могут нигде не выделяться.
- Исполнитель получает компенсацию за купленные материалы.
Тут есть подводный камень — самозанятый может задаться вопросом, а не будет ли сумма компенсации облагаться налогом на профессиональный доход? Например. стоимость материалов для ремонта пола — 20 000 рублей, а стоимость работы — 5000 рублей. Материалы исполнитель купил сам, но их стоимость заказчик обязался компенсировать и перевел исполнителю 25 000 рублей. Если исполнитель должен заплатить налог только с суммы вознаграждения, то он составит — 300 рублей, а если со всей суммы — 1500. Существенная разница.
Подход к этому вопросу со стороны налоговиков однозначный — расходы исполнителя включаются в цену услуги. Это проистекает из п. 2 статьи 709 ГК. Поэтому цена материалов по умолчанию входит в стоимость услуги подрядчика. Если же принято решение все же компенсировать их отдельно, то сумма компенсации также облагается налогом.
То есть даже если вы компенсируете издержки, самозанятому нужно включить эту сумму в доходы и выставить чек. В противном случае заказчик не сможет включить стоимость материалов в расходы.
