Полное руководство по работе с самозанятыми

[Собака]

Сегодня в России уже более 7 млн самозанятых – ежедневно их количество увеличивается примерно на 7500 человек. Какие перспективы у этого явления, какие тренды оно привносит в бизнес и, главное, как грамотно выстраивать отношения с самозанятыми контрагентами в актуальных условиях?

Иллюстрация: СберКорус

Гибридная модель – тренд 2023 года​

Уже две трети российского бизнеса заинтересованы в переходе на сотрудничество с внештатниками – самозанятыми и физлицами по ГПХ. Сами исполнители тоже только за переход на удаленку – реалии пандемийных времен приучили многих к такому формату. По оценкам Gartner, к 2030 году уже 48% людей будут работать удаленно (во время эпидемии COVID-19 было 30%).
Такое положение вещей диктует новое решение в виде гибридной рабочей модели. Она побуждает бизнес отказаться от консервативных подходов и делать ставку на гибкие графики работы, дистанционный персонал и внимание к действительно талантливым и опытным исполнителям – независимо от их места жительства.

Какие плюсы от работы с самозанятыми получает работодатель​

• Пониженный процент налога: заказчик выплачивает самозанятому лишь оговоренный гонорар. НДФЛ, страховые взносы, больничные и отпускные оплачивать не нужно. Налог на профессиональный доход самозанятый перечисляет сам: 4%, если контрагентами выступают физлица, и 6%, если заказчиками являются ИП, юрлица.
• Не нужно платить за полный рабочий день: в договоре с самозанятым прописываются не обязанности, а определенные задачи. Он может выполнять их постепенно, а может справиться за один присест. Заказчик сам определяет, выплачивать ли исполнителю почасовую ставку или некую сумму за единицу работы. В любом случае это выгоднее, чем оплачивать полный рабочий день (включая многочисленные перекуры, пасьянсы и разговоры с коллегами). Сотрудничая с самозанятым, вы сможете рассчитывать на те же KPI, но экономить при этом десятки тысяч рублей.
• Оптимизация издержек: сокращение ручного труда, снижение затрат на фонд оплаты труда.
• Быстрый доступ к опытным сотрудникам: возможность привлекать настоящих экспертов под конкретный проект (в том числе сезонный), без сложностей, связанных с оформлением работника в штат: исполнители приходят на конкретные задачи и получают гонорар.

Как выбрать самозанятого исполнителя​

Разумеется, сам по себе статус самозанятого еще не гарантирует полный профессионализм исполнителя. Вот какие шаги смогут помочь в проверке его компетентности:

• Изучить портфолио. Тексты от копирайтера, иллюстрации от художника, ссылки на сайты от дизайнера. Лучше подстраховаться и при личной встрече или созвоне попросить исполнителя описать тот или иной кейс детально: исходная задача, переговоры с заказчиком, этапы работы, сроки исполнения и итог.
• Пообщаться с предыдущим заказчиком. Если самозанятый ответственно относится к своей работе, то без проблем даст контакты экс-клиента.
• Почитать отзывы. Обращайте внимание на конкретные детали, а также убедитесь, что отзыв исходит от реального человека.
• Проанализировать рейтинг на бирже – процент успешно выполненных задач. Учтите, что рейтинг может быть невысоким по объективной причине, например, если человек зарегистрировался на бирже недавно.
• Оценить скорость ответа. Серьезный контрагент не будет молчать несколько дней. Стоит насторожиться и если человек моментально соглашается на ваши условия – знающий себе цену специалист для начала выяснит все детали.
• Ориентироваться на интуицию. Часто опыт и внутренний голос подсказывают верное решение – не сбрасывайте эти факторы со счетов.

Правовые вопросы, безопасность данных в работе с самозанятыми​

В целом, в составлении договора с самозанятым контрагентом нет ничего сложного, но на ряд моментов обязательно нужно обратить внимание.

• Статус и его подтверждение. В разделе «Обязанности Исполнителя» важно прописать, что исполнитель самобязан подтвердить статус самозанятого и уплачивать НПД, а вы как заказчик освобождаетесь от этой обязанности на основании п. 8 ст. 2 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
• Уведомление об утрате статуса. Проверка добросовестности контрагента – прямая обязанность заказчика. Да, вы не сможете узнать, когда его доход достиг 2,4 млн рублей (максимум, разрешенный самозанятому в год), но зато можете обязать исполнителя проинформировать вас об утрате им этого статуса. Тогда у налоговой не будет претензий к вам.

Например, в договоре можно прописать, что если исполнитель снимается с учета как плательщик налога на профессиональный доход, он обязан уведомить вас об этом письменно в течение трех суток. Правильным будет предусмотреть свое право взыскать с контрагента штраф, если он нарушит эту обязанность.

• Формат договора. Налоговая может усмотреть в вашем гражданско-правовом договоре сходство с договором трудовым и уличить вас в желании уклониться от «лишних» налогов. Проверьте, нет ли их в вашем договоре ГПХ информации о том, что определенное лицо будет:
  • исполнять обязанности в конкретной должности;
  • соблюдать внутренний трудовой распорядок, принятый в вашей организации;
  • присутствовать в офисе в рабочее время;
  • использовать материально-техническую базу организации для выполнения своей работы и отвечать за ее сохранность.

Любой их этих пунктов в гражданско-правовом договоре подвергает вас риску административной ответственности по п. 4 ст. 5.27 КоАП. Штраф для организации может составить 50 – 100 тыс. рублей, для должностного лица 10 – 20 тыс.
Кроме того, налоговая может доначислить все налоги и страховые взносы, не выплаченные с момента заключения переквалифицированного договора. Учтите, что могут последовать и неожиданности со стороны самозанятого, – требования оплаты больничных, отпусков и прочих выплат, положенных сотруднику, работающему по трудовому договору.

• Обязанности самозанятого. Если у вас не будет подтверждающих документов, вы не сможете отнести вознаграждение, выплаченное по договорам ГПХ, в расходную часть. Чтобы избежать этого, вам необходимы:
  • акт выполненных работ или оказанных услуг. В нем должны быть конкретные формулировки: кто, какие услуги или работы выполнил, в чем они заключались (подробно);
  • чек от самозанятого из приложения «Мой налог». Он может быть в виде электронного изображения или ссылки на него. Отдельной строкой зафиксируйте в договоре: «После оказания услуги и оплаты Исполнитель обязан предоставить Заказчику чек, а в случае его невыдачи обязан выплатить Заказчику штраф» (например, 100% от суммы, фигурирующей в чеке).

Долгосрочные отношения с самозанятыми​

Учитывая удаленный формат сотрудничества с самозанятыми, логичнее всего перевести общение с ними в плоскость электронного документооборота. Так вы сможете сократить время получения подтверждающих актов со стороны исполнителя до 30 секунд, и научитесь обходиться без почты, кипы бумаг и курьерских служб.

Однако многие представители бизнеса опасаются, что самозанятые не захотят нести лишние материальные и временные издержки на выпуск электронной подписи и подключение к системе ЭДО: все-таки для многих из них это просто подработка.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация