Обязательная машиночитаемая доверенность: ответы на часто задаваемые вопросы

[Собака]

С 1 сентября 2023 года сотрудникам, которые участвуют во внешнем электронном документообороте компании, понадобится машиночитаемая доверенность (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Рассказываем, как подготовиться к работе по новым правилам и адаптировать к ним внутренние бизнес-процессы.

Что такое машиночитаемая доверенность​

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог обычной бумажной доверенности, подписанная усиленной квалифицированной цифровой подписью (УКЭП) руководителя, которая даёт право отправлять и подписывать электронные документы от лица компании.

Когда применение МЧД станет обязательным​

Обязательным элементом электронного документооборота (ЭДО) машиночитаемая доверенность станет с 1 сентября 2023 года.

До этой даты сотрудники должны получить УКЭП физического лица. Работодатели, в свою очередь, обязаны выдать им МЧД и подписать её своей УКЭП.
Изменения касаются сотрудников, которые участвуют в обмене юридически значимыми документами компании: сдают электронную отчётность, участвуют в торгах, взаимодействуют с госорганами или заключают сделки с контрагентами.

МЧД применима только в работе с УКЭП. Для усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) выпускать МЧД не нужно.
Старые УКЭП, которые содержат данные владельца-физлица и организации, с 1 сентября 2023 года работать не будут.

Это не касается УКЭП, полученных руководителями компаний и ИП в удостоверяющем центре ФНС. Такие подписи будут действительны, пока не подойдёт к концу срок действия их сертификата.

Переходный период​

Переходный период будет продолжаться до 31 августа 2023 года. В это время сотрудники организации при подписании электронных документов могут выбрать один из вариантов:

1. Старый способ — использовать ранее выданную УКЭП на сотрудника организации (до 31.08.2023).
2. Новый способ — подписывать электронные документы личной УКЭП физического лица, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и прикладывать к ним МЧД или доверенность, распечатанную на бумажном носителе (сейчас и после 1 сентября 2023 года).

Уже сегодня ФНС, Социальный фонд, Росстат принимают отчётность вместе с машиночитаемой доверенностью.

Помимо них, на новый формат переходят система алкогольной отчётности ЕГАИС от Росалкогольрегулирования, национальная система маркировки «Честный знак», банки, нотариальные конторы.

Какой формат МЧД использовать​

Общие требования к машиночитаемой доверенности установлены приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.

На портале Госуслуг

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация

опубликован единый формат МЧД, который подходит для взаимодействия с партнерами по бизнесу (B2B) и обмена документами с госструктурами (B2G).

Машиночитаемая доверенность по умолчанию представляет собой файл в XML-формате. Также её можно отобразить в виде PDF — это нужно при печати документа.

МЧД содержит следующие данные:

• название документа;
• номер документа;
• дата выдачи;
• данные доверителя (работодателя) и поверенного (сотрудника);
• УКЭП руководителя компании;
• срок действия;
• полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
• сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
• отметка о возможности передоверия.

Благодаря установленному формату, информационные системы считывают МЧД автоматически.

Как зарегистрировать МЧД​

Чтобы зарегистрировать машиночитаемую доверенность, нужно добавить документ в блокчейн-систему ФНС, пройти проверку данных и получить статус доверенности «Активна».

Классификатор полномочий: что это​

Классификатор полномочий — это сайт с перечнем полномочий, которые следует указывать в МЧД. Его разрабатывает и заполняет Минцифры.

Актуальный классификатор размещён на портале «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ): здесь можно найти перечень возможных полномочий сотрудника, каждому из них присвоен уникальный идентификационный номер.

Единые коды помогут информационной системе оператора ЭДО автоматически определять полномочия подписанта.

Хранение МЧД​

Все МЧД, выпущенные через личный кабинет, будут автоматически отправляться на регистрацию в блокчейн-систему ФНС. Статус регистрации тоже можно отследить в личном кабинете.

Машиночитаемую доверенность можно хранить в облаке Docrobot. Также её можно скачать на персональный компьютер и хранить там.

Интеграция МЧД в учётную систему​

Для интеграции МЧД необходимо скачать файл документа и загрузить его в учётную систему. Сделать это можно с помощью API. Также по API можно получить данные из МЧД и сам файл доверенности.

Сценарии с МЧД: отзыв и передоверие​

В личном кабинете есть возможность отзыва МЧД. Для этого нужно выделить соответствующую опцию галочкой. Отозванные доверенности тоже отображаются в личном кабинете.

Личный кабинет позволяет выпускать доверенности с правом передоверия. Для этого также предусмотрена галочка.
Лицо, которое получило право выдачи МЧД, после регистрации доверенности сможет передоверить его другим сотрудникам организации.

При передоверии в основной доверенности доверителем будет выступать юридическое лицо, а в дочерней доверенности доверителем будет физическое лицо.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация