Нужен ли самозанятому ЭДО

[Собака]

В стране продолжается постепенный переход бизнеса на электронный документооборот. Все больше участников рынка обязывают применять ЭДО. Разберемся, должны или самозанятые переходить на новый порядок обмена информацией со своими заказчиками и какие преимущества имеет ЭДО.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

ЭДО и ЭП: что это?​

Электронный документооборот (ЭДО) – форма обмена юридическими и финансовыми документами между сторонами, производимая в электронной форме. ЭДО не равен пересылке копий документов по электронной почте.
Электронная подпись (ЭП): аналог собственноручной подписи в электронной форме. Простыми словами ЭП – это закодированная информация, которая позволяет подтвердить авторство подписавшего ею документ лица. Кроме этого, электронная подпись подтверждает достоверность и неизменность документа после его подписания.
Электронным документом считается тот документ, который составили в электронной форме и подписали ЭП. Он имеет юридическую силу, так же как и его бумажный аналог.

Обязан ли самозанятый переходить на ЭДО в 2023 году​

Обязанность электронного документооборота пока введена для некоторых бизнесменов, к которым относятся участники рынка госзакупок, производители и продавцы маркированных товаров и алкоголя и т. д.
Самозанятых среди них нет. Они не обязаны переходить на ЭДО и обмениваться со своими партнерами и госструктурами электронными документами. Но могут его применять по своему желанию.
Регистрация самозанятого происходит без применения ЭП: в приложении «Мой налог» или через специальные сервисы-партнеры налоговой службы. В электронной форме они обязаны формировать лишь один документ – чек. Но его составление производится в приложении «Мой налог». Направляется чек также в электронной форме через это приложение.
От сдачи отчетности в государственные органы самозанятые освобождены полностью. Единственным исключением являются ИП, которые применяют НПД. Они периодически сдают отчетность в органы статистики. Обычные физические лица-самозанятые освобождены от такой обязанности.
Документы, которыми оформляется сотрудничество с заказчиками и клиентами, самозанятые могут не заключать, но это чревато возможными проблемами в будущем.

Чем ЭДО может быть полезен самозанятому и заказчику​

Как уже было сказано выше, чек – это единственный обязательный документ, который самозанятый обязан сформировать для заказчика. Его невыдача грозит проблемами в первую очередь для самого самозанятого. А именно штрафом в размере 20% от суммы расчета за первый невыданный (выданный с опозданием) чек и в полной сумме расчета – за повторное нарушение (ст. 129.13 НК).

За отказ от составления договора и акта выполненных работ ответственности для самозанятого нет. Но могут возникнуть проблемы при сотрудничестве с заказчиками.

Оформление документов, которые подтверждают взаимоотношения заказчика и самозанятого, обезопасит обе стороны от возможных проблем и спорных ситуаций. А именно:

• Договор подтверждает факт сотрудничества самозанятого и заказчика, определяет права и обязанности сторон и ответственность за нарушение условий договора. Им фиксируются основные условия сотрудничества сторон: порядок и условия оказания услуги, ее стоимость, сроки выполнения, порядок приемки услуги и ее оплаты.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг) также нужен обеим сторонам. Для самозанятого акт – подтверждение отсутствия претензий со стороны заказчика к оказанной услуге (работе) и факт ее принятия. Для заказчика – документ, подтверждающий понесенные расходы на выплату самозанятому вознаграждения, а также обоснование для ИФНС того, что заказчику важен конечный результат, а не сам процесс выполнения услуги.

Все эти документы самозанятому удобнее всего формировать и подписывать электронно. К плюсам электронного документооборота между самозанятыми и их заказчиками можно отнести:

• Экономию времени.

Подписание и обмен документами происходит почти мгновенно. Не нужно ждать, пока одна из сторон найдет время на подписание документа, его отправку через почтовое отделение, доставку документов самой почтой до второй стороны.

• Экономию средств.

Не нужно тратить средства на распечатку документов, ее платную пересылку второй стороне и дальнейшее хранение бумаг. Это особенно актуально для заказчиков, которые сотрудничают с большим количеством внештатных специалистов.

• Конфиденциальность передаваемых данных.

Электронный документ защищен гораздо лучше, чем его бумажный вариант. Ваши персональные данные будут защищены от кражи и дальнейшего использования в противозаконных целях.

• Привлекательность сотрудничества для обеих сторон.

И заказчики, и их исполнители заинтересованы в продуктивном сотрудничестве. Сотрудничая с заказчиками через электронный документооборот, самозанятые повышают свою привлекательность среди других участников рынка, которые используют бумажный вариант обмена документами.

Как самозанятому перейти на ЭДО​

Переход на электронный документооборот зависит от того, где и как самозанятый сотрудничает со своими заказчиками.

• Специальные платформы для самозанятых.

При сотрудничестве через специальные платформы самозанятому обычно оформляется простая неквалифицированная подпись. После подписания соглашения, документы, которые заверяются этой подписью, приобретают юридическую силу.

Для самозанятых оформление такой подписи производится бесплатно и удаленно. Не нужно платить за токен и программное обеспечение для работы с подписью.

Исполнителю достаточно зарегистрироваться на платформе для самозанятых и подключиться к ЭДО. После этого он сможет обмениваться со своими заказчиками документами в электронной форме без лишних временных и материальных затрат. Ему также не потребуется формировать чек на полученное вознаграждение и проверять свой лимит по доходам. Система все сделает автоматически.

• Работа напрямую с заказчиками.

Сегодня все меньше самозанятых выбирают такой вариант сотрудничества со своими заказчиками. Он более сложный и трудозатратный. Помимо самостоятельного поиска заказчика, самозанятому нужно определиться с порядком обмена закрывающих документов.

Если заказчик заинтересован в ЭДО, то в этом случае самозанятому придется самостоятельно оформить квалифицированную ЭП. Сделать это можно в специальных удостоверяющих центрах ФНС (налоговых инспекциях) и у ее доверенных лиц. Сам выпуск подписи бесплатный, но придется заплатить за материальный носитель подписи – токен, и за программное обеспечение для работы с подписью.

Поэтому самым оптимальным и беспроблемным вариантом сотрудничества для самозанятых с заказчиками становится работа через специальные платформы.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация