Правила работы с электронными подписями изменились, и в связи с этим появились машиночитаемые доверенности.
Они пока не обязательны, но в будущем их должны будут применять все компании и ИП. В статье расскажем, что это за доверенности, кто обязан их использовать и как оформить такой документ для налоговой инспекции.
Раньше организации или ИП могли оформлять электронные подписи на своих сотрудников, чтобы те подписывали документы от их имени. Вместе с этим оформляли бумажную доверенность на право подписи для таких сотрудников.
Такая схема и сейчас, но только до конца 2022 года с уже полученными подписями. В правительстве продлить этот порядок до 31 августа 2023 года.
По электронной подписью организации сможет пользоваться только руководитель, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.
Чтобы право подписи было у сотрудника, ему нужны:
ФНС , что бумажные доверенности и скан-образы пока ещё в ходу, но в будущем электронные будут предпочтительнее, поэтому рекомендуют переходить на них уже сейчас. В будущем на МЧД будут переходить и другие ведомства: ФСС, Росстат, Честный ЗНАК и др.
Доверенность должна отвечать единым требованиям Минцифры и содержать
. Для взаимодействия с налоговыми органами доверенность нужно оформлять по
.
Есть ФНС, где уже «зашита» вся необходимая информация. В нём пошагово можно внести нужные данные, а затем сформировать и сохранить доверенность в формате XML. Поля формы сопровождаются подсказками, а часть информации подтягивается автоматически из баз ФНС.
Вы можете дать полные полномочия представителю или только определённые, например, подписывать налоговую декларацию и другую отчётность. Доверенность может действовать как в одной или нескольких выбранных вами ИФНС, так и во всех.
Можно указать срок, до которого будет действовать доверенность, или выбрать вариант «Без срока действия», и тогда доверенность будет действовать один год.
Когда внесёте все данные, сервис покажет текст доверенности. Если все данные верны, сохраните её в формате XML.
Если вы сформировали доверенность на сторонних ресурсах, можно загрузить её в сервис для проверки, чтобы узнать, примет ли её ФНС. Сервис сформирует протокол проверки и укажет на ошибки, если они есть.
В загруженной доверенности нет ошибок и налоговая инспекция её примет
Оформить доверенность можно в сервисе ЭДО и в своей учётной системе, если в них есть такой функционал. Например, в Контуре и 1С это уже реализовано.
Машиночитаемую доверенность в можно сформировать и для контрагентов, когда документы от имени организации или ИП для контрагентов подписывает сотрудник.
Есть утверждённые
к порядку хранения, использования и отмены электронных доверенностей.
Готовую доверенность нужно подписать УКЭП ИП или руководителя организации, который действует от её имени без доверенности. Учтите, что подпись должна быть откреплённая и иметь кодировку base64. Подписать можно через любое средство криптографической защиты информации: КриптоПРО, КриптоАРМ и др.
Храниться МЧД может в вашей учётной системе и в других информационных системах в зависимости от того, каким образом вы будете её использовать:
Для взаимодействия с ФНС от имени работодателя электронную доверенность нужно отправить в налоговую инспекцию в пакете с отчётностью или заранее. В дальнейшем можно не прикреплять каждый раз доверенность, а только указывать её номер. Система будет сверять реквизиты с данными доверенностей, которые хранятся в базах ФНС. Если доверенность выдана для всех или нескольких налоговых инспекций, отправить её достаточно в свою ИФНС.
Если сотрудник уволился, сменил должность или по другой причине у него больше нет полномочий, которые прописаны в доверенности, её можно отозвать. Для этого отправляют заявление в информационную систему, где хранится доверенность. Форму такого заявления операторы информационных систем разрабатывают сами. ФНС рекомендует направлять заявления по .
Они пока не обязательны, но в будущем их должны будут применять все компании и ИП. В статье расскажем, что это за доверенности, кто обязан их использовать и как оформить такой документ для налоговой инспекции.
Кому нужны машиночитаемые доверенности и обязательно ли их использовать
Раньше организации или ИП могли оформлять электронные подписи на своих сотрудников, чтобы те подписывали документы от их имени. Вместе с этим оформляли бумажную доверенность на право подписи для таких сотрудников.Такая схема и сейчас, но только до конца 2022 года с уже полученными подписями. В правительстве продлить этот порядок до 31 августа 2023 года.
По электронной подписью организации сможет пользоваться только руководитель, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.
Чтобы право подписи было у сотрудника, ему нужны:- Электронная подпись физлица, оформленная на его имя в аккредитованном удостоверяющем центре. В ней нет упоминаний об организации или ИП, и такой подписью сотрудник может подписывать как документы работодателя, так и свои личные документы.
- Доверенность, подписанная УКЭП ИП или руководителя организации, который имеет право действовать от её имени без доверенности.
ФНС , что бумажные доверенности и скан-образы пока ещё в ходу, но в будущем электронные будут предпочтительнее, поэтому рекомендуют переходить на них уже сейчас. В будущем на МЧД будут переходить и другие ведомства: ФСС, Росстат, Честный ЗНАК и др.
Как оформить машиночитаемую доверенность
Доверенность должна отвечать единым требованиям Минцифры и содержать
. Для взаимодействия с налоговыми органами доверенность нужно оформлять по
.Есть ФНС, где уже «зашита» вся необходимая информация. В нём пошагово можно внести нужные данные, а затем сформировать и сохранить доверенность в формате XML. Поля формы сопровождаются подсказками, а часть информации подтягивается автоматически из баз ФНС.
Вы можете дать полные полномочия представителю или только определённые, например, подписывать налоговую декларацию и другую отчётность. Доверенность может действовать как в одной или нескольких выбранных вами ИФНС, так и во всех.
Можно указать срок, до которого будет действовать доверенность, или выбрать вариант «Без срока действия», и тогда доверенность будет действовать один год.
Когда внесёте все данные, сервис покажет текст доверенности. Если все данные верны, сохраните её в формате XML.
Если вы сформировали доверенность на сторонних ресурсах, можно загрузить её в сервис для проверки, чтобы узнать, примет ли её ФНС. Сервис сформирует протокол проверки и укажет на ошибки, если они есть.
В загруженной доверенности нет ошибок и налоговая инспекция её примет
Оформить доверенность можно в сервисе ЭДО и в своей учётной системе, если в них есть такой функционал. Например, в Контуре и 1С это уже реализовано.
Машиночитаемую доверенность в можно сформировать и для контрагентов, когда документы от имени организации или ИП для контрагентов подписывает сотрудник.
Как использовать машиночитаемую доверенность
Есть утверждённые
к порядку хранения, использования и отмены электронных доверенностей.Готовую доверенность нужно подписать УКЭП ИП или руководителя организации, который действует от её имени без доверенности. Учтите, что подпись должна быть откреплённая и иметь кодировку base64. Подписать можно через любое средство криптографической защиты информации: КриптоПРО, КриптоАРМ и др.
Храниться МЧД может в вашей учётной системе и в других информационных системах в зависимости от того, каким образом вы будете её использовать:- у операторов ЭДО;
- в ФНС и других госорганах;
- в удостоверяющих центрах.
Для взаимодействия с ФНС от имени работодателя электронную доверенность нужно отправить в налоговую инспекцию в пакете с отчётностью или заранее. В дальнейшем можно не прикреплять каждый раз доверенность, а только указывать её номер. Система будет сверять реквизиты с данными доверенностей, которые хранятся в базах ФНС. Если доверенность выдана для всех или нескольких налоговых инспекций, отправить её достаточно в свою ИФНС.
Если сотрудник уволился, сменил должность или по другой причине у него больше нет полномочий, которые прописаны в доверенности, её можно отозвать. Для этого отправляют заявление в информационную систему, где хранится доверенность. Форму такого заявления операторы информационных систем разрабатывают сами. ФНС рекомендует направлять заявления по .
Коротко
- Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но в электронном виде в формате XML. Её применяют вкупе с УКЭП физлица, если нужно дать ему право подписи отчётов или других документов от имени организации или ИП.
- Бумажные доверенности ещё действуют, а электронные можно применять по желанию, но в будущем они могут стать обязательными для налоговой инспекции и других госорганов.
- Оформить МЧД можно на сайте ФНС или в учётных системах, где реализован такой функционал.
