- Специальный корреспондент
— «Срочно зайди в отдел кадров!»
— «А где они сидят?..»
[H2] Как всё начиналось[/H2]— «А где они сидят?..»
Первым шагом к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО) можно считать 2006 год — вышел 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Затем:
- 2011 — 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- 2013 — изменения в 197-ФЗ, касающиеся особенностей регулирования труда дистанционных работников;
- 2017 — изменения в 86-ФЗ, разрешающие использование электронных больничных листов;
- 2018 — первый эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»;
- 2019 — 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, введение электронных трудовых книжек;
- 2019 — 48-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, в котором было принято, что СНИЛС будет предоставляться человеку в виде электронного или бумажного уведомления;
- 2020 — 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу, второй эксперимент Минтруда по внедрению электронных кадровых документов;
В итоге сегодня в электронном виде можно работать со всеми кадровыми документами, за исключением:
- акта о несчастном случае на производстве;
- приказа об увольнении;
- журналов инструктажа по охране труда (их нужно дублировать на бумаге).
[H3] Для сотрудников[/H3]
- Доступность кадровых сервисов — чтобы сформировать заявление, нужен только мобильный телефон.
- Нет необходимости посещать офис.
- Оперативность согласования и выполнения кадровых запросов.
- Прозрачность трудовых возможностей: сотрудник в любой момент видит, сколько осталось отпуска, какой отпуск он может «монетизировать», можно ли выйти сверхурочно и т.д.
- Увеличение географии найма и кадрового сопровождения сотрудников.
- Экономия бюджета (сокращение использования бумаги и других расходных материалов, меньше затрат на логистику и организацию архива).
- Снижение операционных затрат (отправка уведомлений, ограничения и проверки согласно ТК, отслеживание полноты и своевременности подписания документов — все контролирует информационная система).
- Минимизация ошибок ручного ввода.
- Эффективное планирование и учет рабочего времени.
С учетом планов Минтруда на 2023 год переход на КЭДО сейчас — еще и опережающий шаг: сделать это в комфортных условиях, не дожидаясь, когда КЭДО станет обязательным для работодателя, а за ошибки в процессе будут штрафовать.
[H2] Что ждет впереди[/H2]
[H3] В перспективе 1-3 лет[/H3]
Для работодателя — максимальная автоматизация рутинных и транзакционных операций. Создать приказ, сформировать отчет в госорганы, сформировать справку и так далее — все это будет выполняться автоматически.
Для сотрудника:
- упрощение и ускорение взаимодействия с сервисами. Достаточно ввести 1-2 слова — система предложит набор возможностей или предоставит ответ на запрос, останется только выбрать и нажать «оформить».
- рост трудовой грамотности. Система будет не только контролировать возможности, но и предлагать их — например, получить компенсацию за отпуск;)
Для работодателя — рост предиктивной аналитики, автоматизация HR-индикаторов, несущих риски для работодателя.
Для сотрудника — интеграция рабочих и пострабочих сервисов с использованием «Госуслуг» и ЕСИА:
- синхронизация личных календарей и событий с рабочими процессами. Например, при формировании графика отпусков доступна информация о днях рождения членов семьи и о брони на фестиваль, который вы пропустили в прошлом году. Ребенку поставили финальное выступление, которое пересекается с работой — система подскажет заранее оформить соответствующее заявление.
- формирование заявления на диспансеризацию с одновременной записью в медучреждение;
- пригласили в госучреждение для получения услуги в рабочее время (например, сфотографироваться на загранпаспорт) — останется только подтвердить, и заявление на отсутствие в это время будет передано работодателю.
Очень важный вопрос. Многие совершают ошибку, учитывая только закрытие потребности здесь и сейчас. Важно при выборе решения обратить внимание на возможности адаптации, расширения и масштабирования.
[H3] Адаптация[/H3]
Да, процессы КЭДО регламентированы, а большинство решений предлагают адаптацию и поддержку своей информационной системы при изменении законодательства.
[H3] Расширение и масштабирование[/H3]
Аппетит приходит во время еды, а в процессе использования системы возникают потребности автоматизировать не только HR-процессы, но и другие процессы, смежные с кадровыми. Если выбранное решение не готово закрывать эту потребность — приходится выбирать новую информационную систему в дополнение к уже имеющимся, усложняя тем самым рабочие процессы.
[H3] Информационные системы[/H3]
Закрыть потребность в автоматизации КЭДО позволяют современные Low-code системы, которые предлагают создавать работающие приложения в визуальном конструкторе, упрощая получение результата. Вопросы доработок и адаптации в таких системах быстро решаются готовыми настройками.
Для расширения и масштабирования удобны HRM-системы, в которых раздел КЭДО — одно из направлений. Либо второй вариант — системы, предлагающие КЭДО и имеющие возможность настраивать не только HR-процессы, но и прочие процессы с учетом всех кросс-функциональных связей.
Смотреть вперед или быть в роли догоняющего — каждый бизнес решает для себя сам.
