Как сдать документы в госархив. Все этапы и альтернативы

[Собака]

Рассказываем, как сдать документы на хранение в государственный архив при ликвидации, банкротстве или по иным причинам.

[H2] Три основных момента[/H2]
Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).
Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.
Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.

[H2] Восемь этапов подготовки документов к архивированию[/H2]
Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.

Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.

Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:

• заявление (при ликвидации это форма № 1);
• оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.

Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.

При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.

Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).

Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).

Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.

Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:

• договор (он типовой, правке не подлежит);
• акт приема-передачи;
• счет на оплату.

Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.

Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.

Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — все на бумажном носителе! — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.

В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.

Выше описан примерный алгоритм, который зависит в том числе и от местных особенностей. Обращаясь в свой госархивом, обязательно уточните этапы взаимодействия, их результаты и сроки.

[H2] Есть ли разумные альтернативы?[/H2]
Несмотря на то, что госархивы перешли на рыночные отношения, старые проблемы никуда не делись. А именно:

• недостаток свободных площадей, в связи с чем, госархивы принимают на хранение только кадровые и документы по заработной плате работников;
• нехватка квалифицированных кадров;
• строгие требования к подготовке документации;
• приоритет отдается обслуживанию по социально-правовым вопросам уполномоченных органов;
• долгие сроки (до 6 месяцев) получения акта приема-передачи дел на хранение.

К тому же — и это важно, — цены госархивов на предварительную архивную обработку и последующее хранение бывают весьма значительными, а качество сервиса оставляет желать лучшего. Поэтому прием на хранение в госархивы бухгалтерских и иных учетных документов организации по-прежнему является скорее исключением.

Альтернативой может быть обращение в негосударственную архивную организацию. При выборе поставщика данной услуги стоит обратить внимание не только на цены, но и на следующие моменты:

• в уставе организации прописан такой вид деятельности, как хранение и обслуживание кадровой и иной документации;
• наличие лицензии ФСТЭК, специального ПО для шифрования данных;
• статус оператора персональных данных.

Необходимо уточнить, возможно ли передавать на хранение документы в не упорядоченном виде, а также имеет ли архивная организация договор с ПФ на исполнение социально-правовых запросов граждан.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация