Ограничения во время COVID-19 в России показали, что многие рабочие процессы можно оптимизировать и упростить с помощью цифровых технологий.
Так, очные встречи в офисной «переговорке» превратились в Zoom-конференции, а на смену бумажному делопроизводству пришли электронная подпись (ЭП) и система электронного документооборота (ЭДО).
Что это, чем полезно для бизнеса и какие сервисы ЭДО использовать, рассказывают эксперты.
ЭДО появился в России еще в 90-х годах, однако широко использовать систему стали только после 2010 года. Этому способствовало принятие федерального закона , который регулирует использование ЭП и работу ЭДО. Ведь именно электронная подпись лежит в основе электронного документооборота.
Какие еще акты регулируют ЭДО в РФ:
Отвечаем на вопросы об «антиотмывочном» законе и подсказываем, что делать, если вы столкнулись с ограничениями, в курсе .
ЭДО на базе электронной подписи может работать в двух форматах — либо при интеграции сервиса с учетной системой организации, либо через веб-версию.
Организовать второй вариант проще, так как он не требует вмешательств в систему. Для интеграции ЭДО в «учетку» понадобится время на установку и настройку программы. Этот способ будет дольше, но гораздо удобнее для сотрудников, так как с ним не придется «переходить» между окнами разных систем и самостоятельно переносить все данные.
Тем не менее в обоих случаях электронный документооборот будет работать по одной и той же схеме:
Среди ключевых направлений развития электронного документооборота можно выделить:
Бухгалтерский ЭДО — оперативное подписание счет-фактуры, справок и выписок. Внедрение электронного документооборота в бухгалтерию помогает сократить количество ошибок в отчетах, избежать расходов на печать и отправку документов, контролировать каждую финансовую операцию.
Что касается ЭДО для взаимодействия бизнеса с госорганами, он позволяет быстрее и проще заполнять и отправлять отчеты в ФНС, Росстат, СФР и другие органы. Для использования электронного документооборота с этой целью необходима квалифицированная ЭП, так как только она имеет полную юридическую силу и эквивалентна рукописной.
Общие преимущества ЭДО для бизнеса — это удобство, экономия времени и денег компании, преимущество перед конкурентами в «борьбе» за сотрудничество с контрагентами. Многие заказчики вовсе не заключают соглашения с организациями без ЭДО.
Техподдержка доступна по номеру телефона, через сайт или социальные сети 24/7. Есть мобильная версия сервиса.
Так, очные встречи в офисной «переговорке» превратились в Zoom-конференции, а на смену бумажному делопроизводству пришли электронная подпись (ЭП) и система электронного документооборота (ЭДО).
Что это, чем полезно для бизнеса и какие сервисы ЭДО использовать, рассказывают эксперты.
Что такое ЭДО, ЭП и принципы их работы
Электронный документооборот, или сокращенно ЭДО, позволяет юридическим и физическим лицам обмениваться электронными документами в онлайн-формате. Чтобы подписать договор с контрагентами, его не нужно распечатывать, отправлять курьером или почтой и ждать несколько дней, чтобы получить экземпляр с подписью второй стороны. Документы в электронном формате уже считаются юридически значимым оригиналом, так как заверены электронной подписью (ЭП).ЭДО появился в России еще в 90-х годах, однако широко использовать систему стали только после 2010 года. Этому способствовало принятие федерального закона , который регулирует использование ЭП и работу ЭДО. Ведь именно электронная подпись лежит в основе электронного документооборота.
Какие еще акты регулируют ЭДО в РФ:
- ;
- ;
- Статьи и Налогового кодекса РФ;
- Статьи и Гражданского кодекса РФ;
- Также ЭДО регулируют специальные приказы и постановления.
- Простая — в виде логина и пароля. Такая ЭП используется для авторизации и аутентификации пользователя в различных программах или интернете;
- Неквалифицированная — подходит для подписания внутренних документов компании и партнерского сотрудничества. Также ее можно использовать, чтобы осуществлять электронный документооборот с контрагентами, но для этого необходимо подписать дополнительное соглашение;
- Квалифицированная — имеет ту же область применения и юридическую силу, что и рукописная. С помощью нее можно подписывать отчетность для сдачи в госорганы, участия в закупках и ЭДО с контрагентами без заключения дополнительных соглашений.
Отвечаем на вопросы об «антиотмывочном» законе и подсказываем, что делать, если вы столкнулись с ограничениями, в курсе .
ЭДО на базе электронной подписи может работать в двух форматах — либо при интеграции сервиса с учетной системой организации, либо через веб-версию.
Организовать второй вариант проще, так как он не требует вмешательств в систему. Для интеграции ЭДО в «учетку» понадобится время на установку и настройку программы. Этот способ будет дольше, но гораздо удобнее для сотрудников, так как с ним не придется «переходить» между окнами разных систем и самостоятельно переносить все данные.
Тем не менее в обоих случаях электронный документооборот будет работать по одной и той же схеме:
- Находите в системе подрядчика или организацию, с которой нужно подписать документы.
- Загружаете готовый документ или создаете его в сервисе (некоторые программы дают такую возможность). Подписываете с помощью кнопки, обычно она так и называется — «Подписать».
- Отправляете документ на подпись второй стороне. Как только она подпишет «бумаги», вы получите уведомление, и статус документа изменится.
Развитие, типы и польза для бизнеса
Только за первый квартал 2023 объем документов, передаваемых через сервисы ЭДО в России, увеличился на 35%, согласно «Контура». Это объясняется усовершенствованием правового регулирования и желанием бизнеса оптимизировать делопроизводство.Среди ключевых направлений развития электронного документооборота можно выделить:
- Кадровый;
- Бухгалтерский;
- Взаимодействие бизнеса с государственными органами.
Бухгалтерский ЭДО — оперативное подписание счет-фактуры, справок и выписок. Внедрение электронного документооборота в бухгалтерию помогает сократить количество ошибок в отчетах, избежать расходов на печать и отправку документов, контролировать каждую финансовую операцию.
Что касается ЭДО для взаимодействия бизнеса с госорганами, он позволяет быстрее и проще заполнять и отправлять отчеты в ФНС, Росстат, СФР и другие органы. Для использования электронного документооборота с этой целью необходима квалифицированная ЭП, так как только она имеет полную юридическую силу и эквивалентна рукописной.
Общие преимущества ЭДО для бизнеса — это удобство, экономия времени и денег компании, преимущество перед конкурентами в «борьбе» за сотрудничество с контрагентами. Многие заказчики вовсе не заключают соглашения с организациями без ЭДО.
Как выбрать систему ЭДО
При выборе системы электронного документооборота необходимо опираться на следующие критерии:Стоимость и минимальные тарифы
Сервисы отличаются не только стоимостью тарифов, но и их наполнением. Например, стоимость может быть рассчитана за количество документов в системе (условно, 100 000 руб. за 100 000 документов) или за период (5 000 руб. в месяц, при этом объем документов не ограничен).Интеграция с сервисами
Удобно, когда ЭДО можно интегрировать в учетную систему компании, например 1С. В этом случае программы будут работать в так называемом режиме «одного окна», и вы сможете управлять документами, не переключаясь между несколькими сервисами.Техподдержка
Никто не застрахован от ситуаций, когда вдруг не получается отправить документ на подпись второй стороне или сервис не отвечает на конкретную команду. Если у сервиса есть техподдержка, с ее помощью вы сможете оперативно решить подобные проблемы и не потерять время. А вот если техподдержки нет, придется разбираться самому — это может быть долго и трудозатратно.Наличие демодоступа
Хорошо, если у сервиса есть демоверсия или пробный бесплатный период. Так вы сможете познакомиться с возможностями программы, интерфейсов и оценить, насколько она подходит вашей компании. Это не приоритетный критерий, по которому стоит выбирать сервис ЭДО. Однако наличие демодоступа поможет быстрее определиться с программой.Мобильное решение
В экстренных ситуациях, когда компьютера нет под рукой, мобильная версия сервиса может выручить. Правда, на практике такие ситуации скорее исключение. Все-таки в рабочее время ПК обычно находится в свободном доступе. Так что наличие мобильной версии программы не обязательно, но будет полезным дополнением.Обмен в роуминге
В ЭДО роуминг — технология, которая позволяет обмениваться документами компаниям, подключенным к системам разных операторов. Чтобы в будущем не столкнуться с проблемой «конфликта» вашей системы ЭДО и контрагента, лучше заранее об этом подумать и рассмотреть сервис с возможностью обмена в роуминге.Сравнение сервисов
Битрикс24
Популярная CRM-система с возможностью ЭДО. Минимальный тариф по подписке «Маркет Плюс» стоит 1 494 рублей в месяц (неограниченное число документов на пятерых человек); за 8 394 рублей в месяц в пакет входит неограниченное число документов на 250 человек. Доступна бесплатная демоверсия сервиса до 15 дней.«Сфера Курьер» от СберКорус
Минимальный тариф сервиса ЭДО «Сфера Курьер» за 696 ₽ включает в себя пакет из 25 исходящих документов на год, функцию «Маршрут согласования», модуль «Доверенности» для создания и администрирования МЧД, а также позволяет работать с маркированными товарами. Демоверсия отсутствует. Техническая поддержка работает через сайт. Например, в 21:40 ответили за 20 минут.ЭДО Лайт
Компания также предлагает минимальный тариф бесплатно — для передачи данных об операциях с маркированными товарами. Техническая поддержка работает по номеру телефона, в почте и Telegram. Среди плюсов — возможность использовать мобильную версию сервиса. Демоверсия отсутствует.TrustDoc
Услуги сервиса обойдутся по цене от 2 750 рублей в год (500 документов). Тариф за 25 000 рублей в год включает пакет в 10 000 документов. Есть возможность подключить демоверсию на 100 документов и использовать мобильную версию сайта. Техническая поддержка также работает через сайт.СЭД от банка Точка
Минимальный тариф будет бесплатным — в случае если у клиента есть счет в банке «Точка». Техническая поддержка доступна не только на сайте, но и в WhatsApp и Telegram. При этом демоверсии и мобильной версии сервиса нет.СБИС
Тариф за 3 000 рублей включает 200 документов; за 20 000 рублей — 5 000 документов. Демоверсии с пакетом документов нет, зато есть возможность бесплатно посмотреть, как работает сервис.Техподдержка доступна по номеру телефона, через сайт или социальные сети 24/7. Есть мобильная версия сервиса.
